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Pourquoi faire appel à une société d’archivage ?

Bien que le stockage des archives soit de plus en plus numérisé, la conservation des documents physiques est toujours une réalité. Pour que cette dernière se déroule de manière optimale, il est essentiel que toutes les conditions soient réunies d’où l’importance d’avoir recours à un tiers archiveur. Quels sont les avantages de privilégier une telle solution ? Des pistes de réponses dans cet article.

Quel est le rôle de la société d’archivage ?

La société d’archivage est un prestataire qui intervient auprès des professionnels pour leur faire bénéficier de son expérience. Son rôle est de prendre en charge la gestion des archives et assurant leur datation, leur authentification ainsi que leur conservation. Habituellement, la société d’archivage Strasbourg intervient en externe. C’est-à-dire qu’elle met à disposition des entreprises les ressources humaines et logistiques afin d’assurer un archivage de qualité.

La société d’archivage assure la sécurité des documents qui lui sont confiés en garantissant une conservation dans des conditions optimales. Elle se doit en outre de faciliter la consultation des archives et leur restitution.

Bénéficier de solutions sur-mesure

L’avantage de faire appel à une société d’archivage est que l’entreprise a le choix quant aux solutions qui lui sont proposées. Que vous souhaitiez un stockage de vos archives physiques ou que vous optiez pour une numérisation, le tiers-archiveur est en mesure de répondre aux exigences spécifiques. L’archivage par un prestataire expert permet de protéger les documents, d’assurer leur intégrité et leur conformité, mais aussi de pouvoir les consulter à tout moment.

L’entreprise d’archivage peut ainsi mettre à la disposition des entreprises un local spécialement destiné à la conservation de documents. Il est ainsi simple d’en savoir plus sur les normes relatives aux prestations en archivage et gestion externalisée en faisant appel à un tiers-archiveur. En effet, selon l’espace nécessaire au stockage de vos documents physiques, un espace de stockage sera mobilisé avec toutes les conditions pouvant permettre aux archives d’être préservées d’éventuelles dégradations.

Une solution professionnelle et économique

Faire appel à une entreprise d’archivage, c’est s’assurer d’une prestation effectuée par des professionnels. En effet, il dispose des ressources pour assurer une bonne gestion des documents physiques et ainsi offrir un gain de temps non négligeable à l’entreprise. En mettant à la disposition de la société des moyens logistiques et humains pour gérer l’archivage, l’entreprise évite une tâche chronophage. L’externalisation de l’archivage des documents de l’entreprise est une solution qui permet d’économiser du temps, de l’énergie, mais aussi de l’argent pour l’entreprise.

En plus du gain d’espace, le tiers-archiveur assure le respect de la confidentialité des documents de l’entreprise. L’accès peut être restreint à un nombre défini de personnes tout en facilitant leur consultation avec un stockage optimisé.

Enfin, faire confiance à une société d’archivage est la meilleure solution pour être en phase avec la législation. En effet, le stockage des archives de l’entreprise obéit à des délais imposés par la loi. Un prestataire vous assure donc de conserver vos archives d’entreprise dans le respect des délais tout en vous garantissant leur conformité.

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