Souvent, le client ou le prospect contacte une entreprise par le biais d’un appel pour demander une information, passer une commande ou effectuer une réclamation. Véhiculant l’image de la société, l’accueil téléphonique se doit donc d’être efficace et agréable afin de favoriser la crédibilité de l’entreprise auprès de la clientèle. Pour ce faire, voici quelques conseils utiles permettant d’offrir un accueil téléphonique de qualité.
Rester professionnel et courtois en toutes circonstances
Il s’agit de l’un des points essentiels à adopter pour offrir un accueil téléphonique de qualité. En effet, il est vrai que répondre à des appels toute la journée se révèle parfois éprouvant, surtout lorsqu’on fait face à des réclamations complexes de la part des clients. Pourtant, afin de véhiculer une image positive de l’entreprise, il est important de fournir à chaque interlocuteur une permanence téléphonique agréable et efficace.
Pour ce faire, le téléconseiller doit de rester professionnel et courtois en toutes circonstances, même si la personne au bout du fil est mécontente ou désagréable. Faire preuve d’empathie est une excellente manière de calmer et de rassurer le client en colère. Il faut donc éviter de s’emporter si la personne au bout du fil lève la voix ou devient impolie au risque de l’énerver encore plus et de donner un point négatif à l’image de la société.
Faire preuve de disponibilité
Il n’y a rien de plus irritant pour un client que le fait de ne pas pouvoir joindre la permanence téléphonique d’une entreprise. Comme son appellation le laisse entendre, la permanence téléphonique se doit d’être disponible tous les jours et à toute heure. Dans la même mesure, le télésecrétaire ou téléconseiller se doit de faire preuve de disponibilité lorsqu’il répond à un appel.
Pour cela, il est tenu de porter toute son attention à son interlocuteur afin que ce dernier se sente considéré et bien écouté. Par ailleurs, il est important d’accorder à la personne au bout du fil le temps nécessaire et ne jamais laisser apparaître de l’impatience ou de l’agacement durant l’entretien. La disponibilité du téléopérateur met en confiance son interlocuteur, ce qui permet à celui-ci de se faire une bonne image de l’entreprise et son service.
Être un bon communiquant
Un bon téléconseiller se doit d’être un bon communicant étant donné que c’est à lui qu’incombe le rôle d’informer et de donner des réponses claires et pertinentes aux clients ou prospects qui contactent la société par le biais d’un appel. En tant que tel, il doit avoir certaines qualités afin de veiller à offrir un accueil téléphonique efficace à son interlocuteur. Dans un premier temps, le téléopérateur se doit d’utiliser une excellente élocution et la bonne voix au téléphone, à savoir adopter le bon débit, le bon volume et le bon rythme.
Ainsi, la personne au bout du fil n’aura pas à demander de répéter les mots ou les phrases à tout bout de champ. Outre la voix, il est également indispensable d’utiliser un ton aimable et des formules de politesse tout au long de la conversation. Grâce à cela, l’échange téléphonique sera à la fois agréable et efficace pour l’interlocuteur, ce qui apportera un bon point à l’image de l’entreprise.